Règlement général no 1
L’instrument central de gouvernance interne, sous réserve du mémoire d’applicabilité.
1. Interprétation et hiérarchie
La société, ses statuts et la loi applicable priment sur le présent règlement. Les politiques, mandats de comité et procédures doivent s’y conformer. « Membre civique » désigne une personne admise selon la politique civique et ne signifie pas membre statutaire ni actionnaire sauf disposition expresse des statuts et du registre corporatif.
2. Objet et limites
L’organisation favorise légalement l’éducation civique, la recherche, la participation démocratique et la responsabilité publique. Elle n’exerce aucun pouvoir gouvernemental, judiciaire, policier, électoral ou professionnel juridique. Nul ne peut présenter une proposition, consultation ou scrutin civique comme une loi ou une autorité publique contraignante.
3. Conseil
Le conseil supervise la société, protège ses biens, nomme les dirigeants, approuve budgets et contrôles et conserve tout pouvoir non valablement délégué. Les administrateurs ont leurs devoirs envers la société. Le conseil consigne présences, conflits, motifs et résolutions. La majorité des administrateurs en fonction constitue le quorum sauf exigence contraire.
4. Dirigeants et délégation
Le conseil peut nommer une présidence, vice-présidence, secrétariat, trésorerie et autres dirigeants, fixer les mandats et révoquer. Toute délégation doit être écrite, limitée, révocable et consignée. Aucun délégataire ne peut sous-déléguer, emprunter, engager la société, ester, divulguer des renseignements protégés ou dépenser hors autorisation.
5. Réunions et résolutions
L’avis précise l’heure, le mode et les affaires décisionnelles. La participation électronique est permise lorsque légale et que tous peuvent communiquer adéquatement. Les résolutions écrites ne sont utilisées que lorsque la loi le permet et avec tous les consentements requis. Le procès-verbal consigne les décisions, non une transcription, et est approuvé à la réunion suivante.
6. Autorité financière
Le conseil approuve le budget annuel, les pouvoirs de signature, les services bancaires et engagements importants. Au moins deux personnes autorisées approuvent les paiements importants et nul ne peut initier et rapprocher la même opération importante. Emprunts, garanties et disposition d’actifs substantiels exigent une résolution expresse et toute autre approbation légale.
7. Protection, dossiers et modification
L’indemnisation et l’assurance ne s’appliquent que dans la mesure permise et n’excusent ni mauvaise foi ni illégalité. Les registres requis sont conservés par le secrétariat ou dépositaire nommé. Les modifications respectent la loi, les statuts et le règlement, avec note publique si la participation civique est sensiblement touchée.